Het verbeteren van persoonlijke effectiviteit: hoe pak je dat precies aan?

Als leidinggevende of manager heb je ongetwijfeld een drukke agenda. Vergaderingen, deadlines, strategische beslissingen: de werkdag lijkt soms te kort om alles gedaan te krijgen. Wil jij meer bereiken in minder tijd én met minder stress? In dit artikel vertellen we praktische manieren over hoe jij je persoonlijke effectiviteit kunt verbeteren.

De eerste stap naar verbetering is, jawel, zelfinzicht. Het doorhebben van je eigen sterke en zwakke punten in jouw werkstijl is belangrijk. Wanneer neig je bijvoorbeeld dingen uit te stellen? En op welke tijd ben jij het meest productief? Met goede zelfkennis, kun je je dag optimaal indelen.

Hoe je dat doet? Houd een week lang een logboek bij van je activiteiten én hoe productief en energiek je toen was. Het zal je verbazen hoe je toch een patroon ziet door de dag heen. Heb je bijvoorbeeld een energiedip na de lunch? Kies er dan voor om je mails weg te werken, en plan die lange vergadering na je tweede kopje koffie.

Een werkdag is het meest productief als je je prioriteiten op orde hebt. Daarvoor is de Eisenhower-matrix een gouden tip om je taken te organiseren. Op deze manier houd je meer tijd over strategische, waardevolle taken waar meer energie voor vereist is.

Categoriseer je taken dus volgens de matrix! Arceer je taken in een kleur of plak er stickers bij naar de volgende categorieën:- Is het urgent en belangrijk? Dit doe je direct. Denk aan een crisis, deadline of een conflict.- Is het niet urgent, maar wel belangrijk? Dit plan je in. Bijvoorbeeld het doorvoeren van plannen of verbeteringen.- Is het niet belangrijk, maar wel urgent? Dit delegeer je. Denk hierbij aan telefoontjes of e-mails die direct beantwoord moeten worden.

Is het niet belangrijk én niet urgent? Dit stoot je af. Bijvoorbeeld de beruchte cc’tjes!

Naast prioriteiten stellen, is tijdmanagement ook belangrijk om zo effectief mogelijk te werken. Om je tijd zo goed mogelijk te verdelen, zijn er meerdere methodes ontwikkeld. Met deze methodes leer je zo gefocust en efficiënt mogelijk te werken. Experimenteer met verschillende methoden en vind wat voor jou werkt, we zijn immers allemaal anders!

Met de pomodoro-techniek kies je een taak die je wilt doen en stel je je timer in op 25 minuten. Je werkt deze 25 minuten alleen aan die taak. Hierna neem je 5 minuten pauze, tot je klaar bent voor de volgende taak. Zo behoud je je focus en train je je discipline.

Ook timeboxing is een tip voor goed timemanagement. Hier schat je in hoe lang je nodig hebt voor een taak en vooral hoeveel tijd je eraan wílt besteden. Zo voorkom je dat iets uitloopt en blijf je gefocust op die taak op dat moment.

Een andere tip is de twee-minutenregel. Kun je een taak in minder dan twee minuten oplossen? Doe het dan meteen! Zo blijft het niet in je hoofd rondspoken en kun je je focussen op de grotere projecten.

Iedereen kent het wel: ellenlange vergaderingen waarvan je je naderhand afvraagt of het echt zoveel uren had hoeven duren. Wil je de productiviteit van je meeting verbeteren? Hier een aantal tips om zo effectief mogelijk te vergaderen!

Effectieve meeting

• Stel een duidelijke agenda op en stuur deze vooraf naar je collega’s.
• Stel vooraf een tijd op: 30 minuten is meestal meer dan voldoende.
• Nodig alleen relevante medewerkers uit.
• Bewaak de tijd!
• Zorg voor concrete actiepunten en laat duidelijk zijn bij wie welke verantwoordelijkheid ligt.

Effectief delegeren is een kunst op zich. Het stelt je in staat je te concentreren op taken die alleen jij kunt doen en dus verbetert het jouw persoonlijke effectiviteit. Hoe je dat doet?

Allereerst is het belangrijk dat je de juiste persoon kiest voor de taak. Geef duidelijke instructies en leg je verwachting uit. Natuurlijk wil je bereikbaar zijn ter ondersteuning, maar je wilt niet doorschieten in micromanagement: dan schiet je het doel voorbij! Als laatste is het goed om, vooral aan het begin, altijd feedback te geven mits dit nodig is. Op deze manier leert je medewerker ervan en kun je het de volgende keer loslaten. Zo vergroot je je eigen ontwikkeling én de ontwikkeling van je team!

Technologie kan je ontzettend helpen in het verbeteren van je effectiviteit, maar ook een grote afleiding. Hoe zorg je ervoor dat je het functioneel gebruikt?

Kies voor productiviteitsapps. Denk aan Trello, Asana of Todoist voor het verdelen, verduidelijken en prioriteren van taken. Schakel niet-relevante meldingen uit tijdens je focustijd. En het checken van je e-mails? Probeer daar twee of drie vaste momenten voor te vinden op de dag. Zo speelt dat niet nog op de achtergrond in je hoofd.

Last but not least: vergeet niet je successen te vieren. We rennen vaak al door naar de volgende taak, vóór we hebben stilgestaan bij het feit dat iets gelukt is. Met het vieren van je successen, werk je aan je motivatie en daarmee effectiviteit voor de lange termijn. Boost daarom je motivatie en sta stil bij successen! En heeft jouw team een belangrijke mijlpaal bereikt? Vier het met een taart of een gezellige borrel. Zo creëer je positieve energie in je team en motiveer je je medewerkers zo effectief mogelijk te werken. En jij? Zal de volgende keer ook met meer motivatie aan de slag gaan.

Het verbeteren van je persoonlijke effectiviteit is iets wat zich door blijft ontwikkelen. Bestudeer je patronen, oefen met focustijden en bereik meer, in minder tijd. Experimenteer met de bovenstaande technieken en kijk wat het beste bij jou past. De tijd zal het leren.